Pierre-Ollivier Morand - Expert-comptable
Conserver un document, ce n’est pas juste le stocker quelque part.
Pour les entreprises françaises, l’archivage comptable est une obligation légale encadrée. Et avec la montée en puissance de la dématérialisation, le risque d’erreur augmente : mauvaise conservation, fichiers non exploitables, formats inadaptés, etc. Voici ce qu’il faut savoir — et mettre en place — pour être en règle et éviter les mauvaises surprises.
Ce que vous devez archiver (et pour combien de temps)
La loi impose à toutes les entreprises de conserver pendant 10 ans :
les factures clients et fournisseurs,
les livres comptables (journal, grand livre, balance, etc.),
les pièces justificatives : notes de frais, contrats, relevés bancaires, bons de commande...
🕒 Le délai de 10 ans court à compter de la clôture de l’exercice.
Les erreurs les plus fréquentes
❌ Imprimer un PDF reçu par mail et jeter le fichier
➡️ Vous perdez l’original numérique, qui est la version probante.
❌ Stocker les documents dans un Drive ou une boîte mail
➡️ Aucun contrôle d’intégrité, aucune traçabilité, conservation aléatoire.
❌ Archiver des fichiers sans organisation
➡️ En cas de contrôle fiscal, vous devez retrouver vite et précisément chaque pièce.
Ce que signifie "archiver correctement"
Archiver légalement, c’est :
Conserver le document dans son format d’origine, sans altération,
Garantir son intégrité et sa lisibilité, y compris dans 8 ou 10 ans,
Assurer une accessibilité immédiate en cas de demande de l’administration,
Travailler avec un outil adapté, idéalement certifié (NF 461, ISO 14641).
Les bons outils et les bons réflexes
✔️ Mettez en place une GED (gestion électronique des documents), ou un coffre-fort numérique certifié,
✔️ Structurez le classement : nommage, arborescence, dates, mot-clés,
✔️ Sauvegardez régulièrement sur plusieurs supports sécurisés,
✔️ Documentez la procédure d’archivage interne : qui fait quoi, quand, où et comment,
✔️ Formez les équipes : tout le monde doit savoir reconnaître une pièce justificative probante.
📌 Et la facturation électronique dans tout ça ?
📅 À partir de septembre 2026, toutes les entreprises devront recevoir des factures électroniques.
📅 À partir de septembre 2027, les PME et micro-entreprises devront aussi en émettre.
Mais attention :
➡️ Le fait qu'une facture soit électronique ne garantit pas son archivage conforme.
➡️ Elle doit être conservée dans son format structuré d’origine (ex : Factur-X, XML), sans modification, avec preuve d’horodatage et dans un environnement sécurisé.
🔗 Voir : Réforme de la facturation électronique – Service Public
📞 Vous avez un doute sur la solidité de votre organisation documentaire ?